Электронный документооборот, Система документооборота PORTADOCS - система управления документооборотом

Система документооборота PORTADOCS позволяет организовать эффективный электронный документооборот.

Система электронного документооборота позволяет объединить все информационные потоки компании: Входящую и исходящую корреспонденцию и электронную почту, Внутренний документооборот (Служебки, Приказы и распоряжения и др.), Внешний документооборот (Договора, Счета и др.).

Дополнительно система управления документооборотом позволяет управлять сотрудниками, проектами и задачами, комплексно управлять информацией по контрагентам.

Система документооборота PORTADOCS призвана решить основные задачи, возникающие при работе с документами, в рамках бизнес процессов предприятия.

Задачи системы электронного документооборота

• Единая база документов;
• Общая база электронной корреспонденции и контактов;
• Автоматизированная система по контролю за договорами (счетами);
• Контроль исполнений и поручений по документам;
• Система управления проектами и задачами по проектам;
• Система работы с контрагентами и управление документами контрагентов;
• Порядок в документах;
• Безопасный доступ к документам;
• Быстрый и легкий поиск информации;
• Автоматизация бизнес процессов на предприятии.

Преимущества системы электронного документооборота:

• Внедрение системы электронного документооборота позволяет повысить эффективность предприятия за счет рациональной организации работы с документами;
• Автоматизировать бизнес процессы, связанные с обменом информацией между сотрудниками;
• Повышение прозрачности и управляемости предприятия;
• Возможность принимать взвешенные решения на основе актуальной информации;
• Формализация требований к бизнес процессам и их участникам;
• Повышение качества управления;
• Снижение риска утечки информации.

В системе управления электронным документооборотом реализовано:

• Поддержка различных форматов электронных документов: Word, Excel, Acrobat, Mail, также Сканкопии, фото и видео файлы;
• Настраиваются любые представления списков документов;
• Автоматизированные процессы согласования и утверждения документов;
• Поддерживается распределенное управление документами;
• Система легкая в настройке и сопровождении, нет необходимости привлекать IT службу;
• Система имеет гибкие права доступа;
• Тесная интеграция с MS Office и в частности с Excel, WORD, Outlook;
• Создание любых отчетных форм с использованием Excel;
• Привлекать к согласованию документов сотрудников организации из удаленных филиалов.

Архитектура системы РORTADOCS

• Работает на платформе SharePoint;
• Система разворачивается и настраивается на сервере;
• Система имеет интегрированные права доступа с Windows (Active Directory);
• Сотрудники работают с системой через Веб Браузер, соответственно нет необходимости настраивать и устанавливать на компьютеры сотрудников никакого программного обеспечения;